Dział Współpracy Międzynarodowej KSSIP uprzejmie informuje,  iż Krajowa Szkoła Sądownictwa  i Prokuratury prowadzi we współpracy z Europejską Siecią Kształcenia Kadr Wymiaru Sprawiedliwości nabór wniosków na krótkoterminowe wymiany stażowe dla sądów realizowane w 2021 roku pod nazwą projektu:

„BILATERAL EXCHANGES BETWEEN COURT STAFF.”

Przedmiotowe wymiany stażowe realizowane będą okresie od października do grudnia 2021 roku w ramach tegorocznej edycji Programu Wymiany EJTN i mają charakter instytucjonalny, stąd adresowane są do delegacji urzędników sądów, którzy chcą zrealizować wizytę studyjną w jednostce zagranicznej sądu tej samej instancji w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Wymiany bilateralne – bilateral exchanges between court staff –
adresowane są w oparciu o przyjętą przez Sekretariat EJTN definicję "court staff" do asystentów, referendarzy i urzędników zajmujących się obrotem zagranicznym w sądach i prokuraturach .

Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury przyjmuje od zainteresowanych jednostek sądów deklarację przystąpienia do projektu, w której wskazana jest konkretna jednostka partnerska wymiany. W tym celu uczestnicy projektu, tj. instytucja wnioskująca o wyjazd na staż za granicę do sądu partnerskiego wypełniają gotowy formularz aplikacyjny poprzez wskazanie partnera do wymiany (jednostki sądu, którą wnioskodawca chce odwiedzić w ramach Programu Wymiany EJTN). Szczegółowy opis projektu, elementy wniosku oraz wykaz krajowych punktów kontaktowych w innych państwach członkowskich przedstawiamy poniżej.

Przedmiot wymiany: jednostronna wizyta w wybranym partnerskim sądzie poza granicami Polski realizowana w ramach Programu Wymiany EJTN z dofinansowaniem Komisji Europejskiej.  W projekcie nie uczestnicy Dania.

Podmiot aplikujący: sąd z Polski .

Cel wymiany: budowanie wzajemnego zaufania i zrozumienia pomiędzy uczestnikami europejskiego wymiaru sprawiedliwości oraz wzmacnianie wspólnej kultury i dobrych obyczajów w sądownictwie zjednoczonej Europy.

Ramy organizacyjne wymiany:

• Czas trwania wymiany: 5 dni roboczych; strony wstępnie deklarują termin realizacji wymiany w deklaracji partnerskiej dołączonej do wniosku. Wymiana powinna zostać zrealizowana na przestrzeni 2021 roku.
• Liczba uczestników wymiany: 5-osobowa delegacja sądu - w skład delegacji mogą wejść przedstawiciele kadry urzędniczej i administracyjnej sądu, tj. dyrektorzy sądu, urzędnicy.
• Język roboczy: określony w porozumieniu sądów uczestniczących w wymianie; EJTN nie pokrywa kosztów tłumaczeń;
• Zasada wzajemności: każda z wizyt wymiany (wizyta inicjująca i rezwizyta) wymaga odrębnego wniosku. Autorem wniosku jest instytucja wyjeżdzającą na wizytę.

Zasady aplikowania na wymiany bilateralne:

W celu zgłoszenia aplikacji na wymiany bilateralne sądów / prokuratur należy przesłać przygotowany wniosek na wskazany adres mailowy Krajowego Punktu Kontaktowego ds. Programu Wymiany EJTN w Dziale Współpracy Międzynarodowej KSSIP: [email protected] w nieprzekraczalnym terminie do dnia 8 września 2021 roku.

DWM KSSiP dokonuje wstępnej analizy zarejestrowanych wniosków i rekomenduje aplikacje do akceptacji przez Sekretariat EJTN. O ostatecznej kwalifikacji wniosku i przydziale miejsc na wymiany bilateralne decyduje Sekretariat EJTN.

Wymagania konieczne do sporządzenia aplikacji / wniosku do udziału w wymianie bilateralnej:

1. Wniosek składa sąd aplikująca o wyjazd na wymianę ze wskazaniem osób kontaktowych w każdej z jednostek uczestniczącej w projekcie wymiany bilateralnej (wzór wniosku w załączeniu poniżej)

2. Wnioskodawca powinien wskazać partnerów wymiany, tj. jednostkę wyjeżdzającą na wymianę z Polski oraz jednostkę przyjmującą wymianę poza granicami Polski. Wnioskodawca może również zadeklarować wolę nawiązania partnerstwa z dowolną jednostką we wskazanym państwie członkowskim UE. Wówczas krajowe punkty kontaktowe ds. Programu Wymiany EJTN konsultują możliwości organizacyjne we wskazanym państwie docelowym wymiany.

W załączeniu przestawiony jest wykaz punktów kontaktowych wszystkich państw członkowskich EJTN, w których może być zorganizowana taka wizyta. W przypadku braku zdefiniowanego partnera wymiany można skorzystać ze wsparcia DWM KSSiP w celu uruchomienia zapytania do konkretnego państwa przyjmującego o rekomendację instytucji partnerskiej.

3. Wniosek powinien zawierać precyzyjne dane organizacyjne wymiany:

1. wskazanie partnerów wymiany (dane sądów),
2. określony cel wymiany zgodny z ogólnymi założeniami Programu Wymiany EJTN.
3. projekt programu wymiany ze wskazaniem tematów merytorycznych planowanej wizyty,
4. proponowany skład delegacji/uczestników wymiany (w skład delegacji sądu mogą wchodzić urzędnicy sądu/prokuratury z zachowaniem większości składu delegacji dla sędziów),
5. określony język roboczy wizyty (EJTN nie pokrywa kosztów tłumaczeń).

4. Kluczowym elementem wniosku formalnego jest pisemna deklaracja partnerów wymiany o woli podjęcia współpracy w ramach projektu wymian bilateralnych w formie porozumienia o planowanej wizycie, tzw. hosting agreement (wzór w załączeniu) oraz klauzula RODO. Deklaracja może być przedstawiona w formie elektronicznego skanu dokumentu czy też w formie wydruku korespondencji mailowej obu stron. Elementem konicznym deklaracji jest podpis i pieczęć instytucji stron projektu.

5. Wniosek powinien być sporządzony w języku angielskim lub języku francuskim.

6. Wniosek przesłany do DWM KSSIP składany jest do EJTN za pośrednictwem krajowych punktów  kontaktowych ds. Programu Wymiany EJTN w terminie do 8 września 2021 roku – wniosek nie może być przesłany do EJTN bez powiadomienia Krajowego Punktu ds. Programu Wymiany EJTN, tj. koordynatora programu w DWM KSSiP.

Zasady finansowania

Po zakończeniu wymiany Europejska Sieć Szkolenia Kadr Wymiaru Sprawiedliwości (EJTN) zwraca poszczególnym uczestnikom wymiany koszty transportu do kwoty 400 EUR na podstawie przedłożonego oryginału faktury, biletów lotniczych oraz kart pokładowych. Ponadto, po realizacji wymiany EJTN wypłaca poszczególnym uczestnikom wymiany diety w kwocie zależnej od państwa organizującego szkolenie na pokrycie kosztów wyżywienia, zakwaterowania i przejazdów lokalnych. Rozliczenia zwrotu kosztów realizowane są w walucie euro.

EJTN nie pokrywa kosztów tłumaczenia podczas wizyty oraz nie pokrywa kosztów organizacyjnych instytucji przyjmującej delegację.

Szczegółowe zasady dotyczące zwrotu kosztów zakwaterowania i wyżywienia oraz zwrotu kosztów transportu są opisane w pliku 'EJTN General Corporate Policy' w załączniku.

Uczestnicy zobowiązani są do zorganizowania podróży oraz rezerwacji miejsca hotelowego we własnym zakresie. Organizatorzy rekomendują uczestnikom organizację ubezpieczenia NWW.  KSSiP nie pokrywa kosztów ubezpieczenia uczestników szkolenia i nie partycypuje w kosztach szkolenia.

Po zakończeniu wymiany przedstawiciel sądu przesyła do EJTN raport ewaluacyjny celem oceny zrealizowanej wymiany.

Szczegóły zaproszenia do składania wniosków – wersja anglojęzyczna:
http://www.ejtn.eu/Documents/Exchange%20programme%20documents/Call_BilateralCourtExchanges_ENG%202020%20AS-AM.pdf

Zasady finansowania stażu „Corporate Financial Policy”
 http://www.ejtn.eu/PageFiles/17597/Corporate_Financial_Policy.pdf

Szczegóły organizacyjne – wymogi dalszej rejestracji w EJTN:
http://www.ejtn.eu/Exchange-Programme/Activities/Bilateral-exchanges/

Koordynator Programu Wymiany EJTN w KSSiP:

Anna Natorska-Michrowska
Główny Specjalista

Dział Współpracy Międzynarodowej
Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury
ul. Krakowskie Przedmieście 62
20-076 Lublin
e-mail: [email protected]